السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

الأخت الكريمة / صمت الانتظار

كالعهد بكم ، وهذا أيضا طرح بديع ومهم ، وترجع أهميته للضرورة القصوي إليه في نجاح الأعمال جميعها ، ولا غني عن هندسة الإدارة ، وإدارة الهندسة.

لذا فإختياركم المتجدد لما تطرحونه في غاية الروعة والدقة ، ويمكنني القول أنكم أجدتم " هندرة " مواضيعكم البديعة.

وإني أستسمحكم في الإضافة التالية ...

أذا أردنا هندرة مكاتبنا علينا أولا تحديد العوامل المضيعة للوقت ، فقد نصاب بخيبة أمل إذا علمنا أن أغلب أعمالنا تندرج تحت طائلة مضيعات الوقت ، والتي عادة ما تكون نتائجها سيئة ، وفي أحسن الأحوال يكون المردود فيها ضعيفاً.

ومن هذه المضيعات للوقت:

1- إضاعة الأشياء:

كم من الوقت نستغرقه في البحث عن الأشياء التي ربما وضعناها أو حفظناها بشكل خاطئ ، أو ربما نضطر للقيام بالعمل مرتين لأن الأول بكل بساطة ضاع ؟.

2- الاجتماعات:

يمضي الكثير من الوقت المهدر في الاجتماعات التي لا أهداف لها أو التي تبدأ أو تنتهي في غير وقتها ، أو التي تدار بشكل سيء.

3- الهاتف:

يسرق الهاتف منا وقتاً ثميناً ، ويستغرق الشخص وقتا طويلاً في مكالمات هاتفية طويلة عن الحد المقدر لها.

4- المقاطعات:

تشكل المقاطعات جزءاً مهماً من هدر الوقت حيث تساهم هذه المقاطعات في هدر الوقت ورداءة الأداء.

5- التأجيل:

تقنية سلبية لتأخير العمل والسبب هو هدر الوقت.

6- الأوراق التي لا قيمة لها:

لا شك أن تراكم الأوراق سببا من أسباب هدر الوقت ، وفي ذلك اهتمام بأمور ثانوية والتغافل عن الأمور الأساسية.

7- الأزمات:

تواجهنا الأزمات تلو الأزمات مما يؤدي إلى هدر في جوانب عديدة ومن أهمها الوقت ، وذلك لسوء إدارة الأزمات.

8- التكليف المعكوس:

قد يسمح البعض بالتكليف المعكوس من الآخرين ، فيقوم بعض الأشخاص بالأعمال ، الموكل القيام بها أساساً ، لمن هم أقل منهم رتبة أو منـزلة ، مما يساهم في هدر أوقاتنا.

9- الكماليات:

قد نحتاج وقتاً إضافياً للحصول على الكماليات ، بينما تكفي أن تحقق 95% بدلاً من هدر الوقت ، والكماليات المزعومة.

10- اللهو:

لكل أمر ضوابط إذا خرج عنها أصبح سلبياً ، وهذا مثله اللهو الذي إذا خرج عن إطاره أصبح هدراً للوقت مؤثراً على الإنتاجية.

ولنسأل أنفسنا السؤال التالي:

ألم يحن الوقت للتغيير والمحافظة على الوقت ؟

لا شك أن رغبتنا في ذلك نصف المشوار للتغيير ، بعد ذلك يتطلب التغيير وقتاً وجهداً كبيرين ، بعد ذلك تأتي المثابرة والاستمرار على عملية التغيير ، وأفضل وقت لبدء التغيير هو الآن ... !

وعملية التغيير مؤلفة من أربع خطوات:

1- اكتب الأسباب التي تؤدي إلى ضياع وقتك.

2- عدد المشاكل التي تسببها عادة هدر الوقت.

3- تصور عادة تنظيم الوقت.

4- تنمية عادة توفير الوقت.

( وللإضافة بقية ... )

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته


وللحد من تراكم الأوراق علي مكاتبنا فإن هذا يستدعي منا:

1- حملة تخفيف الأوراق:

لكي نركز على الأشياء المهمة علينا أن نتخلص من الأشياء قليلة المردود ، ولكن قد نكون نحن السبب في تجمع الأوراق لدينا بكثافة ، فأسلوبنا في العمل هو السبب في تراكم هذه الأوراق بقولنا أرسل لنا نسخة من الخطة أو التقرير أو... أو.... ، لذلك ضع لائحة تحدد فيها ضوابط إرسال الورق منك وإليك.

إن تخفيف الورق يعني تخفيف التكلفة وتحسين الإنتاجية والمعنويات.

2- التعامل الفعال مع الأوراق:

يجب أن نتعامل مع أية ورقة تصل إلينا مرة واحدة فقط حتى لا يضيع وقتنا بأمور متكررة.

3- اختبار الحصبة:

هذه التقنية تتمثل في التعامل السريع مع أية ورقة تصلنا ، وذلك بوضع نقطة حمراء كلما اطلعنا أو تناولنا ورقة ، وإذا وجدنا نهاية الأسبوع تفشي الحصبة ( النقاط الحمراء ) في الأوراق فهذا مؤشر على ضرورة تغيير عاداتنا التي تسلبنا وقتنا الثمين ، إن التردد في التعامل مع الأوراق بصورة فعالة يؤدي إلى تراكم أكوام من الأوراق غير المنجزة ، ويصبح المكتب غير منظم.

ويؤدي ذلك إلى:

1- إنتاج أقل.

2- ضياع الفرص.

3- بحث جنوني عن المعلومات المفقودة.

4- ساعات عمل طويلة.

5- معنويات منخفضة.

6- أزمات غير متوقعة.

4- تقنية الرافت RAFT:

وهذه التقنية تنقذك من الغرق في بحر الأوراق ، وتعني:

1- تحويلها أو إحالتها أو توجيهها ( Refer it )

أو

2- نعمل عليها والبت فيها ( Act on it )

أو

3- وضعها في الملف المناسب ( File it )

أو

4- التخلص منها في سلة المهملات ( Throw it a way )

نستفيد مما سبق أن يكون لدينا تنظيم أكثر لأوراقنا ، وأن يكون لدينا مكان لكل شيء ، وأن يوضع كل غرض في مكانه المناسب له.

5- التوثيق الفعَّال:

من الأهمية بمكان ألا يكون هدف ترتيب الملفات هو إبعاد الأوراق عن النظر فحسب بل إلى كيفية إيجادها عند الحاجة إليها.

6- تنظيف الملفات:

وذلك بالتخلص من كومة الأوراق المكدسة في الملفات التي غالباً ما نحتفظ بها لتوهمنا بالرجوع إليها مستقبلاً مع أنها محفوظة في مكان آخر !! ، لذا علينا ألا نتردد في تنظيف ملفاتنا من الأوراق التي :

1- لن نعود إليها أبداً.

2- ما يمكن إيجاده في مكان آخر.

3- ما يقل مردودها.

وبهذه الطريقة سوف يقل حجم ملفاتنا بنسبة خمسين بالمائة.

7- إعادة تنظيم الملفات:

تنظيم الملفات يساعدنا في الوصول إلى المعلومات بشكل سريع ، إذا نسي المرء أن يحتفظ بشيء ما أو إذا نسي المكان الذي وضع فيه هذا الشيء فهذا يعني حتماً أنه لا يحتاج إليه أبداً.

يمكنك إعادة تنظيم ملفاتك حسب الموضوع أو الأبجدية أو التاريخ أو اللون أو الموقع الجغرافي أو وفق الأرقام.

لا شك أن هذه الطرق ستجعلنا نقلل من الوقت الضائع في البحث عن المعلومات أو يتلاشى نهائياً.

والآن يتضح لنا أهمية " هندرة " المكاتب هذا إن أردنا لأعمالنا النجاح ...

وكل ذلك ..... بقرارك أنت !!


وفي الختام لا يسعني سوي قول سلمك يداكم الكريمة ، ويد / أحمد محمد علي ( أخصائي التطوير الإداري ).

وفي إنتظار المزيد من الإبداع ، لكم مني تحية ود وتقدير.

****************************

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

الأخت الكريمة / صمت الانتظار

شكري العميق لتقديركم الكريم ، وثناؤكم اللطيف ، وما أنا إلا قطرة في بحار الآخرين ، وما أنتم إلا شعلة وهاجة متقدة بالفكر والعلم ، وأيضا الهدف الغير تقليدي ، والرؤية التجديدية الإبتكارية.

وبارك الله تعالي فيكم وعليكم ، وزيادة.